Sua empresa tem um processo de gestão de compras? Se sua resposta foi não, saiba que seu negócio pode estar em desvantagem nas negociações com fornecedores e você ainda não se deu conta.
O momento de comprar matéria-prima, contratar um serviço ou renovar o estoque de algum produto exige organização, pois quanto mais assertivo você for na elaboração do pedido, melhores podem ser os acordos.
Sem contar o relacionamento que sua empresa cria e consolida com bons fornecedores do mercado, garantindo condições vantajosas e ampla disponibilidade.
Por isso, neste artigo vamos falar sobre como fazer uma boa gestão de compras para criar um processo eficiente e vantajoso. Se interessou pelo assunto? Continue a leitura.
O que é gestão de compras e estoque?
A gestão de compras e estoque é um processo que envolve um conjunto de tarefas que fazem a organização e o planejamento das compras que uma empresa precisa realizar.
O setor de compras faz a administração de toda cadeia de suprimentos, gerenciando as demandas que chegam dos setores de produção, manutenção e logística.
Com procedimentos de gestão consolidados, uma empresa consegue manter seus estoques em dia, renovando-os com antecedência, o que aumenta as chances de adquirir itens com melhor custo-benefício.
Qual a importância da gestão de compras?
A gestão de compras é importante porque orienta estrategicamente as aquisições da empresa e também ajuda a driblar momentos específicos do mercado.
Suponha que uma empresa lida com estoque de produtos perecíveis ou com prazo de validade. Perdê-los não é o ideal, certo? Então, é necessário fazer uma projeção de compra que considere a validade e prazo para uso ou venda desses itens.
O mercado também passa por momentos de escassez e fica difícil fazer a compra de um determinado insumo, o que soa um alerta, pois pedidos de última hora não são viáveis nesse contexto, mesmo se sua empresa estiver disposta a pagar mais.
Nesses casos, a gestão de compra ajuda a organizar a busca por novos fornecedores, a dividir o pedido entre contatos diferentes, a alertar a equipe sobre o prazo de uso/venda dos itens em estoque, etc.
Tudo isso tem impacto na produção que pode atrasar o envio para o cliente por falta de matéria-prima, por exemplo. Uma empresa que trabalha no varejo e vai fazer uma grande ação para Black Friday, precisa se preparar para reforçar o estoque.
Se o setor de compras não for notificado, os prejuízos chegam até o setor financeiro, gerando perdas nos lucros.
Então, é fundamental integrar gestão de compras, gestão de fornecedores e os processos de repasse interno para que as operações se mantenham ativas.
Como fazer uma gestão de compras eficiente?
Agora que você sabe o que é e a importância de uma gestão de compras organizada, vamos recomendar algumas dicas simples e práticas para ter um processo eficiente na sua empresa. Confira!
1. Tenha um planejamento sempre
O planejamento de compras para empresas é uma das tarefas que não podem faltar na gestão de compras. Na verdade, é onde começa todo o processo.
O objetivo de elaborar um plano para a aquisição dos insumos é assegurar que todas as necessidades serão supridas desde a produção até a revenda.
No planejamento estão descritos detalhes da compra como:
- quantidade;
- prazo necessário para recebimento;
- quais contatos da rede de fornecedores podem atender a demanda;
- valor máximo projetado para o pedido, entre outros detalhes.
Com essas informações, o setor de compras consegue obter propostas no padrão necessário e pode usar melhor o poder de barganha para fechar um acordo vantajoso.
2. Mantenha um controle de entrada e saída de estoque
A gestão de compras e estoque inclui o monitoramento da entrada e saída de itens, o que significa que a área de vendas é uma parceira importante nesse processo.
Os sistemas de ambos os setores podem ser interligados para facilitar a comunicação e o repasse diário. Dessa forma, qualquer mudança ou novidade é informada com rapidez, permitindo ajustar os pedidos.
A visão em relação ao cenário de compra e venda como um todo, cria uma gestão de compras mais eficiente e a empresa consegue manter todos os seus setores operantes.
3. Use a tecnologia para melhorar a gestão
A transformação digital está ajudando as empresas a implementar as novas tecnologias, usando-as como aliadas para alcançar os objetivos de negócio.
Na gestão de compras, já existem soluções que auxiliam na otimização do ciclo de compras, disponibilizando dados sobre vendas, estoque e facilitando as tomadas de decisões.
Os softwares de e-procurement (electronic procurement) são exemplos de tecnologias digitais úteis para o setor de compras. Eles gerenciam os processos de negociação e aquisição de suprimentos ou serviços por meio da internet.
Dessa forma, a equipe consegue eliminar tarefas repetitivas e que tomam tempo como o processo de qualificação de fornecedores, mantendo as informações sempre atualizadas sobre cada contando.
4. Crie uma rede de fornecedores qualificada
E por falar em qualificação de fornecedores, o que seria da gestão de compras sem uma rede de contatos confiável e segura com quem seja possível negociar?
Antes de fechar negócio com um contato, independentemente se ele foi indicado ou encontrado por meio de pesquisa, é preciso fazer uma análise de compliance e a homologação corretamente.
Manter contato com empresas idôneas do mercado é essencial para garantir que seu negócio se associe a marcas confiáveis e que sigam todos os processos legais para comercialização.
Isso ajuda a criar relacionamentos com fornecedores duradouros e estratégicos, diminuindo as chances de ter problemas como atraso, baixa qualidade, falta de nota fiscal, etc.
Lembre-se sempre de que o preço não é o único fator relevante em uma negociação. Afinal, o barato pode sair muito caro e ainda custar a reputação da sua empresa.
Não se esqueça de checar a reputação de um possível fornecedor para que você saiba quais são os riscos dessa parceria e quais pontos positivos podem ser bem aproveitados.
Com essas dicas, o setor de compras da sua empresa vai operar com mais segurança e melhor orientado, consolidando práticas que vão trazer mais vantagens a cada pedido fechado. Mãos à obra e bom trabalho!
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.
