Como fazer uma gestão de compras eficiente na empresa?

Sua empresa tem um processo de gestão de compras? Se sua resposta foi não, saiba que seu negócio pode estar em desvantagem nas negociações com fornecedores e você ainda não se deu conta.

O momento de comprar matéria-prima, contratar um serviço ou renovar o estoque de algum produto exige organização, pois quanto mais assertivo você for na elaboração do pedido, melhores podem ser os acordos. 

Sem contar o relacionamento que sua empresa cria e consolida com bons fornecedores do mercado, garantindo condições vantajosas e ampla disponibilidade.

Por isso, neste artigo vamos falar sobre como fazer uma boa gestão de compras para criar um processo eficiente e vantajoso. Se interessou pelo assunto? Continue a leitura.

O que é gestão de compras e estoque?

A gestão de compras e estoque é um processo que envolve um conjunto de tarefas que fazem a organização e o planejamento das compras que uma empresa precisa realizar.

O setor de compras faz a administração de toda cadeia de suprimentos, gerenciando as demandas que chegam dos setores de produção, manutenção e logística.

Com procedimentos de gestão consolidados, uma empresa consegue manter seus estoques em dia, renovando-os com antecedência, o que aumenta as chances de adquirir itens com melhor custo-benefício.

Qual a importância da gestão de compras?

A gestão de compras é importante porque orienta estrategicamente as aquisições da empresa e também ajuda a driblar momentos específicos do mercado.

Suponha que uma empresa lida com estoque de produtos perecíveis ou com prazo de validade. Perdê-los não é o ideal, certo? Então, é necessário fazer uma projeção de compra que considere a validade e prazo para uso ou venda desses itens.

O mercado também passa por momentos de escassez e fica difícil fazer a compra de um determinado insumo, o que soa um alerta, pois pedidos de última hora não são viáveis nesse contexto, mesmo se sua empresa estiver disposta a pagar mais.

Nesses casos, a gestão de compra ajuda a organizar a busca por novos fornecedores, a dividir o pedido entre contatos diferentes, a alertar a equipe sobre o prazo de uso/venda dos itens em estoque, etc.

Tudo isso tem impacto na produção que pode atrasar o envio para o cliente por falta de matéria-prima, por exemplo. Uma empresa que trabalha no varejo e vai fazer uma grande ação para Black Friday, precisa se preparar para reforçar o estoque.

Se o setor de compras não for notificado, os prejuízos chegam até o setor financeiro, gerando perdas nos lucros. 

Então, é fundamental integrar gestão de compras, gestão de fornecedores e os processos de repasse interno para que as operações se mantenham ativas. 

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Agora que você sabe o que é e a importância de uma gestão de compras organizada, vamos recomendar algumas dicas simples e práticas para ter um processo eficiente na sua empresa. Confira!

1. Tenha um planejamento sempre

O planejamento de compras para empresas é uma das tarefas que não podem faltar na gestão de compras. Na verdade, é onde começa todo o processo.

O objetivo de elaborar um plano para a aquisição dos insumos é assegurar que todas as necessidades serão supridas desde a produção até a revenda.

No planejamento estão descritos detalhes da compra como:

  • quantidade;
  • prazo necessário para recebimento;
  • quais contatos da rede de fornecedores podem atender a demanda;
  • valor máximo projetado para o pedido, entre outros detalhes.

Com essas informações, o setor de compras consegue obter propostas no padrão necessário e pode usar melhor o poder de barganha para fechar um acordo vantajoso.

2. Mantenha um controle de entrada e saída de estoque

A gestão de compras e estoque inclui o monitoramento da entrada e saída de itens, o que significa que a área de vendas é uma parceira importante nesse processo.

Os sistemas de ambos os setores podem ser interligados para facilitar a comunicação e o repasse diário. Dessa forma, qualquer mudança ou novidade é informada com rapidez, permitindo ajustar os pedidos.

A visão em relação ao cenário de compra e venda como um todo, cria uma gestão de compras mais eficiente e a empresa consegue manter todos os seus setores operantes.

3. Use a tecnologia para melhorar a gestão

A transformação digital está ajudando as empresas a implementar as novas tecnologias, usando-as como aliadas para alcançar os objetivos de negócio.

Na gestão de compras, já existem soluções que auxiliam na otimização do ciclo de compras, disponibilizando dados sobre vendas, estoque e facilitando as tomadas de decisões.

Os softwares de e-procurement (electronic procurement) são exemplos de tecnologias digitais úteis para o setor de compras. Eles gerenciam os processos de negociação e aquisição de suprimentos ou serviços por meio da internet. 

Dessa forma, a equipe consegue eliminar tarefas repetitivas e que tomam tempo como o processo de qualificação de fornecedores, mantendo as informações sempre atualizadas sobre cada contando.

4. Crie uma rede de fornecedores qualificada

E por falar em qualificação de fornecedores, o que seria da gestão de compras sem uma rede de contatos confiável e segura com quem seja possível negociar?

Antes de fechar negócio com um contato, independentemente se ele foi indicado ou encontrado por meio de pesquisa, é preciso fazer uma análise de compliance e a homologação corretamente. 

Manter contato com empresas idôneas do mercado é essencial para garantir que seu negócio se associe a marcas confiáveis e que sigam todos os processos legais para comercialização.

Isso ajuda a criar relacionamentos com fornecedores duradouros e estratégicos, diminuindo as chances de ter problemas como atraso, baixa qualidade, falta de nota fiscal, etc.

Lembre-se sempre de que o preço não é o único fator relevante em uma negociação. Afinal, o barato pode sair muito caro e ainda custar a reputação da sua empresa.

Não se esqueça de checar a reputação de um possível fornecedor para que você saiba quais são os riscos dessa parceria e quais pontos positivos podem ser bem aproveitados.

Com essas dicas, o setor de compras da sua empresa vai operar com mais segurança e melhor orientado, consolidando práticas que vão trazer mais vantagens a cada pedido fechado. Mãos à obra e bom trabalho!
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.

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