Sabe aquelas montanhas de papel que se acumulam ao longo dos anos na sua empresa? Você não pode simplesmente descartá-los, pois são registros importantes que precisam ser mantidos. O que fazer diante desse problema? Bem, a resposta para esta questão está no serviço de digitalização de documentos.
De modo geral, esse tipo de serviço auxilia as organizações a manterem seguras as versões digitais de seus documentos, que têm o mesmo valor probatório do original, em papel. Isso acontece desde que a digitalização realizada siga as regras previstas na lei 13.874/2019.
Antes de nos aprofundarmos no assunto, é preciso fazer uma distinção entre escanear e digitalizar.
Enquanto o escaneamento converte as informações do papel em uma fotografia ou simples cópia, que você pode armazenar em um pendrive ou no computador; a digitalização converte as informações dos documentos em códigos binários e os transforma em documentos eletrônicos – mais à frente neste artigo vamos explicar melhor como isso é feito.
“Qual a finalidade disso?”, você pode se perguntar. A principal vantagem relacionada a isso é que transformar as informações do papel em códigos que podem ser lidos pelo computador habilita funcionalidades como a busca textual no documento, o que sem dúvida é um ganho da digitalização sobre o mero escaneamento.
Além desta, há uma série de outras vantagens que uma digitalizadora de documentos oferece, como você poderá conferir mais adiante neste artigo. Agora, você aprenderá a como fazer a digitalização de documentos.
Como funciona o serviço de digitalização de documentos?
Com a ajuda de equipamentos profissionais e de alta velocidade, a empresa contratada digitaliza documentos em papel com segurança e os indexa no banco de dados da empresa utilizando o recurso de reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
Esse recurso (OCR) automatiza a extração de dados de texto impresso ou escrito de um documento digitalizado ou arquivo de imagem e, em seguida, converte o texto em um formato legível por máquina para ser usado para processamento de dados como edição ou pesquisa.
Como vimos rapidamente antes neste artigo, isso significa que, depois de passar pelo processo de reconhecimento ótico de caracteres, é viabilizado ao usuário fazer buscas textuais no documento, o que não é possível quando apenas se escaneia, convertendo o documento em arquivo de imagem.
Além disso, empresas de digitalização de documentos geralmente se responsabilizam pelo transporte de documentos da sede da sua organização até o local onde será realizado o serviço, sem que você precise se preocupar com essa logística.
Uma vez retirado o material, o fornecedor realiza a digitalização de documentos de forma ideal e descarta com segurança a papelada depois de digitalizada. Depois que a documentação é digitalizada, os documentos são indexados em um banco de dados comercial que pode ser acessado da nuvem.
Assim, fazem parte do pacote de serviços oferecidos por uma empresa de digitalização de documentos o seguinte:
- Fornecer serviços de digitalização de documentos;
- Lidar com serviços de transporte de documentos;
- Digitalizar documentos com OCR;
- Descartar documentos em papel com segurança após digitalizá-los.
É preciso se atentar para o fato de que para garantir a validade, veracidade, integridade e autenticidade dos documentos, é necessária a certificação digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Como é possível perceber, este não é um processo simples e, por isso, a contratação de uma empresa especializada no serviço de digitalização é essencial. Caso queira implementar essa modernização na sua empresa, busque pelas melhores empresas de digitalização de documentos e imagens.
Vantagens da digitalização de documentos
A vantagem mais óbvia da digitalização talvez seja a otimização de espaço físico da sua empresa. Com os documentos todos guardados em arquivos na nuvem, você não precisa ter um local específico na sua sede para comportar caixas e mais caixas armazenando grandes volumes de papel.
Além desta, confira abaixo algumas das principais vantagens de se contar com o serviço de digitalização:
- Agilidade no acesso
Investir no serviço de digitalização de documentos possibilita acessar qualquer contrato, nota, etc. de qualquer lugar que você esteja a partir de uma conexão on-line, de forma prática e ágil, sem precisar gastar tempo procurando um determinado documento em um arquivo físico.
Sem dúvida, este é um ganho de tempo que você pode empregar na execução de tarefas mais essenciais ao seu negócio.
- Mais segurança
Enquanto com o arquivo físico o máximo de segurança que se pode ter é um cadeado em um armário ou algo do tipo, com o documento digital, por outro lado, você pode colocar uma senha de acesso no arquivo ou na pasta inteira, impedindo que pessoas não autorizadas leiam informações sensíveis ou confidenciais.
- Facilidade para encontrar arquivos
Esta é uma das vantagens de ouro de se contar com o serviço de digitalização: você dificilmente irá perder o documento e, caso ocorra, é muito mais fácil encontrá-lo do que seria localizar sua versão em papel.
É possível perder um arquivo tanto físico quanto digital caso este tenha sido colocado em local inadequado.
No caso do documento físico, você poderia arquivar um contrato, por exemplo, em uma pasta errada ou jogar fora por engano e, tendo ocorrido isso, não há muito o que fazer a não ser retrabalho para correr atrás do prejuízo, certo?
Com o documento digitalizado, no entanto, você pode simplesmente realizar uma busca pelo nome do arquivo no seu computador e, em poucos instantes, encontrar o que se procura. Se colocado em pasta errada ou jogado no lixo, basta arrastar ou recuperar o arquivo para o local certo.
- Desburocratização para editar
Outra vantagem da digitalização de um documento é poder editá-lo para modificar algo que precise de ajuste ou para corrigir alguma informação que já estava incorreta no papel, sem a burocracia de ter que refazer o documento.
O que você precisa para realizar esse tipo de edição dos documentos é estar on-line com acesso ao arquivo; isso economiza tempo e melhora o fluxo e ritmo de trabalho.
- Redução de custos e de danos ao meio ambiente
Ao contar com os serviços de uma digitalizadora, você reduz gastos com tinta e folha sulfite necessários para impressão de documentos que, muitas vezes, nem são necessários serem impressos, e isso refletirá em uma economia no seu orçamento.
Ao evitar imprimir documentos, você também contribui para a sustentabilidade do meio ambiente, o que certamente é um ponto positivo que agrega valor à sua empresa.
Este artigo foi escrito pela oHub, plataforma que conecta empresas que estão precisando de um prestador de serviço com aquelas que buscam novos clientes.
