Pode parecer uma tarefa simples e rotineira, mas já se perguntou por que fazer a homologação de fornecedores? Afinal, para que serve esse processo?
O processo de homologação é uma forma de garantir que todos os parceiros comerciais estejam em conformidade com as políticas da empresa e tenham competência para fornecer matéria-prima, estoque de produtos ou prestar um serviço.
Além de ser um procedimento de compra, a homologação de fornecedores também faz parte da gestão de riscos, identificando os gargalos existentes com antecedência para não comprometer as operações.
Porém, essa tarefa ainda gera algumas dúvidas em relação a para que ela realmente serve, como fazer, quais documentos analisar, etc.
Continue a leitura deste artigo e conheça as etapas que compõem o processo de homologação e como torná-lo mais rápido e eficiente no dia a dia.
O que é homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é um processo cujo objetivo é analisar os pontos fortes e mitigar os riscos na contratação de um potencial parceiro de negócio. Um parceiro homologado significa que ele foi aprovado para trabalhar com a empresa.
Os membros da equipe de gestão de compras são os responsáveis por qualificar, validar e certificar que o fornecedor atende as necessidades, a partir dos critérios definidos na política de compra da empresa contratante.
Dessa forma, a gestão de riscos e a homologação dos fornecedores são processos conjuntos, pois ajudam a mitigar fatores que podem impactar de forma negativa a produção, a logística, a reputação ou a legitimidade da empresa.
Por que fazer a homologação de fornecedores?
Toda empresa precisa de fornecedores para atender suas necessidades em diferentes áreas e o objetivo é ser atendido com qualidade, no prazo estabelecido e sem nenhum problema.
É para isso que serve a homologação de fornecedores, pois se um parceiro tem diversas reclamações sobre o não cumprimento dos prazos e sua empresa não pode ficar sem matéria-prima, o contato será descartado.
Outro motivo porque fazer a homologação de fornecedores é quando aparece na análise que o parceiro está com o CNPJ suspenso. Isso significa que ele tem dívidas fiscais abertas e, provavelmente, você não vai conseguir receber uma nota fiscal para o serviço prestado.
Identificar todos esses detalhes antes de fechar um contrato em longo prazo ou a compra de um lote para estoque é muito mais vantajoso do que lidar com as consequências de não ter feito essa pesquisa depois.
A homologação de fornecedores é útil tanto para pequenas empresas que precisam investir estrategicamente seu orçamento quanto para grandes negócios que mantêm operações complexas e qualquer falha ou parada significa perda de dinheiro.
Quais são as etapas da homologação de fornecedores?
Agora que você já sabe o porquê de fazer a homologação de fornecedores, vamos falar de como ele funciona e quais são as etapas deste trabalho.
O processo de homologação de fornecedores passa por três momentos:
- Segmentação;
- Qualificação;
- Homologação.
Entenda o que é feito em cada etapa:
1. Segmentação
Dentro da cadeia de suprimentos de uma empresa existem diversas áreas e cada uma delas precisa de fornecedores específicos. Consequentemente, os riscos possíveis também estão relacionados à atividade que precisa ser atendida.
Então, na etapa de segmentação é feito um levantamento sobre cada empresa que está na lista de fornecedores em potencial. Esse trabalho é como passar um pente fino, levantando todos os detalhes sobre:
- Obrigações fiscais: verifica se o CNPJ está ativo, assim como a Inscrição Estadual (quando obrigatória) e as autorizações municipais como alvarás e licenças;
- Obrigações tributárias: envolve a pesquisa de dívidas ativas com o fisco, impostos/tributos não pagos, pois fazer negócio com fornecedores que sonegam impostos tem consequência para os contratantes;
- Obrigações trabalhistas: o fornecedor deve seguir a legislação exigida para contratar pessoas como recolher FGTS e também ser bem avaliado pela equipe não tendo processos ou alta rotatividade na equipe;
- Protocolos de segurança e saúde: se o fornecedor tem iniciativas internas para preservar a saúde e dar segurança para seus funcionários, controla melhor os riscos e oferece um serviço sem falhas.
Outros detalhes que podem ajudar a segmentar fornecedores são iniciativas de responsabilidade social e a reputação da empresa no mercado.
2. Qualificação
A próxima etapa para fazer a homologação de fornecedores é a qualificação dos contatos que passaram pela segmentação.
Aqui, o objetivo é reunir documentos, certificados e informações que afirmam o compliance ou apontam as pendências, onde elas estão e o impacto que causam nos negócios.
Alguns critérios-chave que um fornecedor deve ter são:
- cumprir prazos de entrega;
- ter canais de comunicação disponíveis;
- manter uma equipe de suporte;
- ser capaz de atender a demanda necessária;
- estar aberto a negociar.
Com a ajuda da tecnologia, a qualificação pode ser feita de forma mais rápida, avaliando todos os critérios e riscos pertinentes.
Por isso, vale a pena investir em sistemas que automatizam a consulta de dados para manter um cadastro completo sobre sua rede de fornecedores.
3. Homologação
Por fim, temos a homologação, ou seja, a aprovação final do fornecedor, o que permite continuar o contato, solicitar uma proposta, negociar valores e, eventualmente, fechar negócio.
Com um banco de dados apenas com fornecedores homologados, fica muito mais fácil fazer uma nova compra e também gerenciar as compras recorrentes.
Mas é importante fazer uma “manutenção” no catálogo de fornecedores para garantir que seus documentos e certificações continuem válidos, mantendo o compliance em dia.
Como otimizar os processos de gestão de fornecedores?
Fazer a homologação de fornecedores é um processo complexo e que precisa de bastante concentração para analisar todos os pontos que são importantes em um parceiro.
Principalmente, quando o volume de trabalho é grande e existem muitos fornecedores para avaliar no processo de qualificação.
A melhor solução para otimizar o trabalho é implementar um software de gestão de fornecedores que automatize as pesquisas desde a requisição de homologação até o phase out do parceiro.
Vale a pena investir em uma boa pesquisa no mercado e dar esse upgrade no seu negócio.
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.
